Jak się przygotować do otworzenia nowego roku w programie Hermes?
Przede wszystkim należy zadać sobie pytanie, co to właściwie jest Nowy rok w programie Hermes?
Mówiąc otwarcie nowego roku, mam na myśli przygotowanie programu oraz bazy danych do pracy w kolejnym roku kalendarzowym. Więc jest to funkcja w programie, która takie otwarcie pozwala wykonać.
Dzięki tej czynności tworzona jest nowa, kolejna baza danych (plik z danymi na serwerze/komputerze). Dzięki czemu dane firmy pogrupowane są w plikach odpowiadającym kolejnym rocznikom działalności firmy.
Czy jest to dobre rozwiązanie i czy należy tego dokonywać?
Hmm, tyle opinii ile użytkowników. Są zwolennicy jak i przeciwnicy. Zaletą jest wspomniane pogrupowanie danych w pliki, jak i to, że numeracja wszystkich dokumentów rozpoczyna się od 1, czyli dla przykładu pierwsza faktura wystawiona w nowym roku będzie miała symbol FV000001. Więc często stosuje się to bardziej dla higieny. Należy podkreślić jednak, że analiza danych z różnych lat działalności będzie wymagała podłączenia się programem do odpowiedniego pliku bazy danych.
Zapamiętaj. Skrót klawiaturowy
Aby zmienić bieżącą bazę danych należy z głównego menu programu wybrać opcję Inne, następnie Lokalizacja danych, lub użyć skrótu klawiaturowego CTRL+L, zaznaczyć odpowiedni rocznik i nacisnąć klawisz Enter.
Otwieranie nowego roku w programie Hermes
Otwieranie nowego roku sprawia, że baza danych jest mniejsza, przez co działa szybciej. Jednak ten argument nie ma już aż tak wielkiego znaczenia, gdyż przy obecnych mocach obliczeniowych komputerów nie jest to, aż tak odczuwalne.
Ważne jest jednak to, że podczas tworzenia backupów baz danych należy archiwizować wszystkie pliki z danymi. Gdy dane znajdują się w jednym pliku wystarczy zrobić to tylko jeden raz.
No więc czy jest sens „zamykać/otwierać rok”? A jak już tak, to jaką metodą?
Otwarcie roku metodą uproszczoną
Już od kilku lat w programie Hermes istnieje tak zwane „Uproszczone otwarcie roku„
Jeśli dokumentów w firmie jest mniej niż 10000 rocznie wówczas można zastosować metodę uproszczoną. I chodzi tu o 10000 dokumentów z każdego rodzaju, czyli faktur, przyjęć, zamówień, korekt itd.
Symbol dokumentu ma postać XX000000YY, czyli dwa znaki na prefix (czyli FV, dla faktur, ZA, dla zamówień itd.), 6 znaków na numer dokumentu i dwa znaki na (ewentualny) sufix, razem 10 znaków.
Uproszczone otwarcie nie tworzy nowego pliku bazy danych. Program sprawdza, czy numeracja dokumentów w zamykanym roku nie przekroczyła 9999. Jeśli tak jest to dla każdego typy dokumentu zakładany jest pusty dokument o symbolu np. FV190000 – dla faktury vat w roku 2019. W kolejnych latach będzie to odpowiednio FV200000, FV210000 i tak dalej.
Kontynuacja numeracji. Brak jakichkolwiek czynności związanych z otwarciem roku.
Znane są też przypadki firm, gdzie numeracja jest kontynuowana przez wiele lat działalności przedsiębiorstwa. Baza danych jest jedna, archiwizowany i aktualizowany jest jeden (duży) plik.
System operacyjny Windows 7 i nowsze.
Dość częstym problemem z otwarciem roku jest niezrozumienie wyświetlanych komunikatów.
Uruchom program jako administrator
Podczas otwierania nowego roku, program zapisuje pliki tymczasowe w katalogach systemowych, dlatego potrzebne są podniesione uprawnienia. Poniższy komunikat nie mówi o potrzebie zalogowania się do programu jako ADMIN czyli administrator programu. Jest to komunikat dotyczący zwiększenia uprawnień.
Jeśli podczas próby otwarcia roku pojawi się powyższy komunikat należy zamknąć program. A następnie kliknąć na ikonę programu Hermes prawym klawiszem myszki i wybrać z menu kontekstowego Uruchom jako administrator.
Następnie należy zaakceptować komunikat pytający „Czy chcesz zezwolić następującemu programowi na wprowadzenie zmian na tym komputerze?”, uruchomić program Hermes i przejść do otwarcia roku. Należy sprawdzić poprawność zaproponowanej lokalizacji bazy danych oraz innych ustawień.
Czy otwierać rok w programie Hermes?
Czy zatem warto otwierać roku w programie Hermes? Na to pytanie każdy z użytkowników musi odpowiedzieć sobie samemu.
Ja lubię porządek i chciałbym mieć każdy rocznik działalności firmy w oddzielnym pliku, ale to jest jedynie moje zdanie. Gdybym w firmie wystawiał miesięcznie 100 faktur, czyli spokojnie mieściłbym się poniżej 9999 to zastanawiałbym się czy ma to sens.
Ten wpis nie opisuje wszystkich aspektów otwarcia roku w programie Hermes. Jest jeszcze sporo pytań dotyczących przenoszenia kartotek kontrahentów czy towarów, które nie wykazywały ruchu. Kopiowania magazynów i wiele więcej. Zapraszam jednak do zadawania pytań w komentarzach lub przez formularz kontaktowy.
W kolejnych wpisach opiszę, na co szczególnie zwrócić uwagę i co może pójść nie tak.
